Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions qui nous sont le plus souvent posées suite au coronavirus. Si vous ne trouvez pas réponse à vos questions, contactez votre conseiller ou l’un de nos bureaux.

Cette liste de questions est alimentée et mise à jour de manière continue.

Dernière mise à jour 31/03/2020

Organisation et logistique [+1 nouv.]

Non. Nos bureaux sont fermés. Seuls des rendez-vous skype ou par téléphone peuvent être envisagés. Les locataires des Tiers-Lieux doivent également s'en tenir aux mêmes règles.

Les sessions d’informations sont annulées le temps que les mesures gouvernementales l’imposent. Pour y remédier, nous travaillons à la mise en place de sessions online.

Smart propose un formulaire en ligne à cet effet. Nous demandons désormais à nos sociétaires et coordinateurs.ices d'activités de nous informer prioritairement par ce biais des prestations qui se sont vues annulées, en raison du Covid19 et des restrictions gouvernementales conséquentes pour en stopper l'expansion. Les différents champs à compléter nous permettront d'avoir une vue sur le contexte et les raisons précises de l'annulation, et de pouvoir quantifier la perte financière qui y est liée.

Avec ces éléments, Smart pourra avancer sur les différentes options envisagées, aussi bien internes qu'externes, pour venir en aide à nos sociétaires et pourra continuer à interpeler les responsables politiques et les organismes publics afin de permettre à nos sociétaires de bénéficier d'aides et de mesures de soutien adaptées à leur spécificité.

Attention, le formulaire est indépendant de votre interface de gestion (votre compte Smart). Il vise uniquement à collecter des informations sur l’impact de la pandémie sur vos activités et envisager comment vous soutenir.
Si vous êtes concerné·e, il est important de
1. compléter le formulaire
2. prendre contact avec votre conseiller·e pour discuter de vos prestations annulées.

Le formulaire restera accessible durant toute la durée du confinement et, à la fin de celui-ci, un délai suffisant sera encore laissé pour pouvoir le compléter. Nous vous informerons des délais le moment venu.
Vous pouvez y encoder toutes les prestations dont l'annulation est impliquée par les restrictions Covid-19, et pour lesquelles toute preuve formelle d'accord complet avec votre client vous est disponible (incluant dates, prix, lieu précis et durée d'exécution, etc). Peu importe que cet accord de prestation ait été établi pré ou post confinement, ou que sa saisie soit annulée ou non depuis votre compte Smart.
Nous ne repertorions donc simplement pas les prestations qui ne répondent pas à ces critères d'accord commercial formel préalable. Sans preuve de cet engagement bipartite avec votre client, nous ne pouvons, par exemple à ce stade, tenir compte des habitudes de collaboration saisonnière ou régulière, en référence aux années précédentes.

Non. Ce sont les coordinateurs d'activité qui doivent remplir ce document et non les clients. Par contre, il est important de demander à vos clients de vous faire un écrit concernant la prestation annulée, si vous n'en avez pas encore, afin de garder une trace de l'accord formel que vous aviez sur une prestation qui n'a pu avoir lieu en raison du COVID 19.

 

Prestations et frais

Dans tous les cas, il faut en avertir votre conseiller.e.
Envisagez également et avant toute chose avec votre client le report de la prestation initialement convenue.

Il faut également remplir le formulaire prévu à cet effet sur le site Smart, ici : https://desk.smart.coop/cancelForm, afin de répertorier l'ensemble des prestations annulées pour toute suite éventuelle. Des consignes précises sur les opérations à effectuer sur vos documents encodés vous seront ensuite transmises.

Le traitement des notes de frais se fait par envoi numérique à votre conseiller.e. Veillez à archiver rigoureusement chez vous tous les justificatifs et les preuves de paiement originaux (factures, tickets, reçus et autres), ils sont susceptibles de vous être réclamés durant une période de trois à 10 ans.

Nous vous invitons à conserver les justificatifs en lien avec ces frais engagés pour le déroulement de la prestation. Vous pouvez remplir le formulaire prévu à cet effet.
Smart assumera, sur critères et via son fonds de solidarité, le paiement des frais, justifiés, déjà engagés dans les commandes clients annulées et leur recouvrement général.

Il vous faut solliciter votre conseiller.e pour en faire la demande. Attention, le document ne sera délivré, que si la demande est motivée, justifiée et ne contrevient pas aux mesures gouvernementales de limitation de déplacement.

Afin de se conformer à l’impératif de travail à distance et de réduire les manipulations manuelles, il est maintenant impératif de communiquer tous vos documents (contrats, devis et fiches d’inscription, notes de frais, facturations et concessions de droits d’auteur, transferts de budgets, conventions de financement) à vos conseiller∙ère∙s uniquement par mail.
Nous avons déjà, ces dernières années, travaillé à la diminution du circuit papier. Aujourd’hui, nous élargissons donc cette démarche à l’ensemble des documents.
Tous ces documents doivent ainsi nous parvenir en version numérisée, scannée ou via une photo de téléphone. Ces justificatifs doivent impérativement être lisibles pour être validés et renvoyés par mail à votre conseiller.e ou à l’antenne la plus proche de votre résidence. Merci de ne pas mettre de document dans le corps du mail, mais de bien veiller à ce qu’il soit attaché en pièce jointe.

 

Chômage et allocations

Sur ces questions, seul Pôle Emploi Spectacle a autorité et compétence à répondre. Nous ne pouvons donc que vous inviter à consulter votre conseiller.e.
D'autres organismes sociaux sectoriels proposent aussi des soutiens sous critères, par exemple AUDIENS.

 

Accompagnement Smart [+2 nouv.]

Smart a mis en place un blog d’information – critique et didactique, d’échanges et de débats: kronik.smart.coop. Il a vocation à devenir le cœur battant collectif de notre communauté et de toutes celles et ceux qui d’une manière ou d’une autre, solidairement et avec leur propre créativité, souhaitent simplement y participer.